ก่อนที่คุณจะตัดสินใจซื้อ โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP คุณควรที่จะได้ทำการทดสอบคุณสมบัติและความสามารถของโปรแกรมให้ละเอียดเสียก่อน

คุณอาจจะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมหาศาลหากเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP ได้ไม่เหมาะกับธุกิจ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาทุกครั้งเวลาเลือก Solution

Codebase หรือ Program ที่ใช้ในการพัฒนาระบบบัญชี

โปรแกรมบัญชีหรือโปรแกรมใดๆก็ตาม จะดีหรือไม่ดีขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายอย่าง เช่น มีการออกแบบที่ดี มีทีมพัฒนาที่เชี่ยวชาญและมีประสบการณ์หรือเปล่า

โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP เป็นโปรแกรมที่มีการเชื่อมต่อกับ Database เสมอ Codebase หรือ Developing tool บางตัวอาจจะไม่เหมาะสมในการพัฒนากับงานที่เป็น Database เช่นภาษา Visual FoxPro เหมาะสำหรับการพัฒนาโปรแกรมที่เกี่ยวกับ Database ที่ใช้ภายในองค์กรนั้น ๆ ไม่เหมาะทำงานทางการค้าเพราะจะต้องมีการ Maintenance อยู่ตลอดเวลา จะต้องมีการ Reindex ข้อมูลอยู่เป็นประจำ ข้อมูลเสียหายบ่อย จะต้องมีเจ้าหน้าที่คอยบริการอยู่ตลอดเวลา

ความเร็วของโปรแกรม

ควรทดสอบความเร็วของโปรแกรมบัญชีในขณะที่มีข้อมูลมาก ๆ อาจจะประมาณ 10,000 Record ขึ้นไป ยกตัวอย่างเช่นโปรแกรมที่ใช้ Access เป็น Database เวลาดึงข้อมูลมาก ๆ จะช้า เพราะตัว Access ไม่ได้ ถูกออกแบบให้รองรับการทำงานที่เยอะและหนัก ส่วน Foxbase จะทำให้เกิดปัญหาในการที่จะต้อง Reindex ข้อมูลอยู่เสมอ

สนับสนุนการทำงานบนระบบ LAN อย่างแท้จริง

ผู้ขายบางรายได้บอกลูกค้าว่าโปรแกรมบัญชีของตัวเองเป็น Client/Server ทั้ง ๆ ที่เป็นเพียงแค่ File Server ระบบ File Server โอกาสที่มีปัญหาในการทำงานภายหลังมีมาก เช่น File เสีย การประมวลผลทำได้ช้า ไม่สะดวกในเรื่องการทำงาน การทำงานติดขัดอยู่ตลอดเวลา

ความง่ายในการใช้งาน (Usability and User Friendly)

• ต้องสามารถใช้เมาส์แทนคีย์บอร์ดได้ทุกหน้าจอ คงไม่สะดวกเป็นอย่างมากหากต้องใช้เมาส์สลับคีย์บอร์ดอยู่ตลอดเวลา
• ทดสอบในเรื่องระบบการค้นหาว่าสะดวกรวดเร็วหรือไม่
• ทดสอบขั้นตอนในการทำงานว่าเป็นไปอย่างถูกต้องหรือไม่
• ความสัมพันธ์ในการทำงานในระบบต่าง ๆ ต้องเป็นไปอย่างง่ายดาย
• หน้าจอบันทึกข้อมูลต้องง่ายในการทำความเข้าใจ
• ตรวจสอบความถูกต้องของรายงาน (Report)

ความถูกต้องของรายงาน (Report)

คุณจะทดสอบความถูกต้องของโปรแกรมบัญชีนั้นได้ก็ต่อเมื่อคุณได้มีโอกาสได้ใช้โปรแกรมจริงเท่านั้น บางโปรแกรมบันทึกข้อมูลได้แต่ออกรายงานไม่ถูก รายงานแต่ละรายงานยอดไม่ตรงกัน ขาดความเชื่อถือของรายงานที่จะนำข้อมูลไปใช้ บางโปรแกรมบัญชีเมื่อมีข้อมูลเป็นจำนวนมากไม่สามารถจะออกรายงานพร้อมกันหลาย ๆ เครื่องได้อีกประเด็นหนึ่งที่ท่านควรพิจารณาในหัวข้อนี้คือ รายงานที่ได้ครบถ้วน ถูกต้องตามที่ท่านต้องการหรือไม่ คุณต้องเปรียบเทียบให้ละเอียดว่ารายงานของซอฟท์แวร์ตัวไหนที่ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด

บริการหลังการขาย

ผู้ขายซอฟท์แวร์บัญชีบางรายไม่สามารถจะให้คำแนะนำในการ Implement โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP ได้เลย เพราะขาดผู้เชี่ยวชาญทางด้านโปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP ประจำบริษัท โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP ที่พัฒนาออกมาจึงตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้เพียงบางจุดเท่านั้น การออกแบบและพัฒนาโปรแกรมมาจะต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญทางด้านโปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP เป็นอย่างดีจึงจะได้โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบบัญชี ERP มีคุณภาพ ทีม Customer Support ต้องมีพนักงานที่มีประสบการณ์ทางด้านบัญชีมากพอที่จะคอยให้บริการต่อลูกค้า ผู้ซื้อบางรายลืมคำนึงถึงการบริการหลังการขาย ทำให้เกิดปัญหาในการใช้งานภายหลัง

แหล่งที่มาของบทความ : http://cpaccount.net/accounting-article-section/47-accounting-software-erp/177—-erp–